De (ambtelijk) secretaris: praktische vaardigheden

29 en 30 oktober 2018 en 18 december 2018

Secretaris zijn, dat is een vak. Een goede secretaris heeft overzicht, inlevingsvermogen en organisatietalent. In deze cursus gaan we in op de manier waarop u uw taak als secretaris concreet invult. Na afloop hebt u een visie op de rol die u wilt vervullen in de OR. U kent de mogelijkheden en de beperkingen van uw taak als secretaris en weet wat u kunt doen om de samenwerking met de voorzitter en/of andere leden van het dagelijks bestuur te verbeteren. Ook bent u beter in staat om secretariële taken uit te voeren, zoals het opstellen van agenda's, het maken van verslagen, archivering, het verzorgen van correspondentie en het opstellen van adviezen en voorstellen.

De volgende onderwerpen komen aan bod: de taakverdeling tussen ambtelijk secretaris, gekozen secretaris en voorzitter, planning, voortgangsbewaking, informatieverwerking, verslaglegging, correspondentie en archivering. Ook het opstellen van adviezen en voorstellen krijgt aandacht. Om deze werkzaamheden goed te doen, is zelfvertrouwen van groot belang. U moet uw positie in de ondernemingsraad innemen. Ook dat is een thema in deze training. Zowel voor de gekozen secretaris als voor de ambtelijk secretaris is deze training zeer de moeite waard.

Tip: Deze training is met name geschikt voor secretarissen die op korte termijn hun vaardigheden willen verbeteren.

Manier van werken

De training is gericht op de praktijk van de (ambtelijk) secretaris. U werkt met opdrachten en u krijgt
gelegenheid om te oefenen. De theorie die u in de cursus krijgt aangereikt, is bedoeld ter ondersteuning.

Certificaat

In deze training werkt u aan de competenties 'samenwerken', 'overtuigingskracht' en 'oordeelsvorming'. Na afloop van deze training ontvangt u een certificaat voor deelname waarop de bijbehorende competenties staan. 

Programma

Dag 1

9:30 - 9:45

  • Aankomst locatie

    Ontvangst met koffie en thee. 

9:45 - 10:00

  • Start van de cursus

    Welkom, afhandelen van organisatorische zaken, introductie programma en kennismaking met elkaars situatie en leerwensen.

10:00 - 12:30

  • Thema 1

    De spin-in-het-web, de sleepboot, het manusje-van-alles: uw visie op de functie van (ambtelijk) secretaris van uw OR.

    De (ambtelijk) secretaris als spil van de OR: dat is hoe veel OR-leden de functie zien. U hebt als secretaris inderdaad het overzicht over alle activiteiten van de OR, over de informatie die binnenkomt en naar buiten gaat, en over de contacten met de bestuurder. Wanneer u de nieuwsbrief van de OR verzorgt, krijgt u ook de reacties binnen van collega's. Een nauwe samenwerking met de voorzitter van de OR geeft u daarnaast invloed op de samenstelling van de agenda.

    Bent u ook secretaris, dan is het de vraag of en hoe de drie petten (werk – OR-secretaris – OR-lid) één persoon passen. In het geval van de vice-secretaris komt daar nog de samenwerking met de secretaris bij.

    Als ambtelijk secretaris is uw relatie met de OR anders dan die van de OR-secretaris. Welke relatie is dat en welke invloed heeft dat op uw taken?

12:30 - 14:00

  • Pauze en lunch

14:00 - 17:00

  • Thema 2

    Vereiste vaardigheden: praktische hulpmiddelen

    1. Timemanagement

    Vooral van de (ambtelijk) secretaris wordt verwacht dat u alles, en vooral ook 100% goed, doet. En dat meestal in een beperkt aantal uren per week. Timemanagement technieken kunnen een hulpmiddel zijn om daar (beter) mee om te gaan.

    2. Agenda, notuleren en verslag maken

    We bekijken elkaars agenda’s, vormen ons een beeld van de vergadering en met een aantal praktijkoefeningen ervaart u het effect van verschillende manieren van agenderen.
    Met een analyse van het doel, de beoogde lezers van de agenda en het verslag, krijgt u schrijftips om de teksten leesbaarder te maken.
    Verder wisselen we praktische tips uit voor het opstellen van een actielijst, het verspreiden van de agenda en bijlagen, het rondsturen van de postmap, e.d..

    3. Advies- en instemmingsbrief

    Inleiding van de trainer over adviseren, de WOR en de brief. We besteden ook aandacht aan de formulering en de toon van de brief. Indien u belangstelling hebt, kunnen we ook ingaan op het schrijven van een initiatiefvoorstel.

17:00 - 17:30

  • Pauze en snack

17:30 - 19:20

  • Vervolg thema 2

19:20 - 19:30

  • Afsluiting van de eerste cursusdag met aansluitend diner
Dag 2

9:00 - 9:15

  • Start en korte terugblik

    Een terugblik op de eerste dag; losse eindjes, vragen die nog zijn opgeborreld, nieuwe inzichten. En een startopdracht om er in te komen….

9:15 - 12:30

  • Vervolg thema 2

    4. Planning, voortgangsbewaking, archivering

    De vergadering is een momentopname. Maar de zittingsperiode van de OR is minstens 3 jaar, waardoor medezeggenschap bij uw organisatie een doorlopende zaak is. We bekijken wat nodig is om het geheugen van de OR zo op te bouwen, dat u gemakkelijk iets kunt terugvinden en het eenvoudig kunt overdragen. Tevens bekijken we hoe alle voornemens van de OR zo kunnen worden vastgelegd, dat alle OR-leden daar op tijd aan worden herinnerd.
    Hierbij besteden we aandacht aan mogelijk de ondersteuning van commissies, werkgroepen of individuele OR-leden.

    Thema 3
    Invloed uitoefenen als (ambtelijk) secretaris op complexe(re) situaties

    U heeft veel taken en de OR heeft vaak nog meer wensen. Hoe stelt u zich daarin op? Hoe regelt u de samenwerking  met de gekozen secretaris en voorzitter; de rest van de OR, commissies en bestuurder? Doordat u veel taken heeft, kunt u ook gaan sturen. Welke invloed heeft u op het functioneren van een OR? Op welke wijze zou dat kunnen beïnvloeden?Met behulp van alle praktische kennis gaan we aan de slag met een (eigen) casuïstiek.

12:30 - 13:30

  • Pauze en lunch

13:30 - 16:20

  • Thema 4

    Conclusies en voornemens

    Na een terugblik op de afgelopen twee dagen, besluit u wat u in de praktijk wilt veranderen aan uw taakinvulling. Dit kan in de vorm van een eigen voornemen en/of een voorstel ter bespreking in de OR.

    “Huiswerk”

    Iedereen maakt in de komende drie weken een agenda en een verslag waarin de kennis en inzichten van deze twee dagen tot uiting komen.

16:20 - 16:30

  • Afsluiting en einde van de cursusdag
Dag 3

9:30 - 9:45

  • Aankomst locatie

    Ontvangst met koffie en thee.

9:45 - 10:00

  • Start van de cursus

    Start van de cursusdag, welkom, toelichting op het programma, bijpraten.

10:00 - 12:30

  • Thema 1

    Voornemens en resultaten…

    In de tweedaagse training heeft u uw voornemens geformuleerd voor de periode tot vandaag. Welke waren dat en wat is er mee gebeurd? We wisselen uit en zetten waar nodig de puntjes op de i. In het middaggedeelte is er ook ruimte om onderwerpen verder uit te diepen.

  • Thema 2

    En hoe is het met de aangeklede agenda en het verslag?

    Als ‘huiswerkopdracht’ heeft iedereen een agenda en verslag gemaakt met gebruikmaking van de kennis en inzichten in de training. Hoe ging dat en wat zijn de resultaten? We geven feedback op elkaars agenda en verslag. Een verdieping in deze materie, waarbij we stilstaan bij valkuilen en dilemma’s.

12:30 - 13:30

  • Pauze en lunch

13:30 - 16:15

  • Thema 3

    Wat komt u tegen in uw functie als (ambtelijk) secretaris; welke vragen, dilemma's, successen wilt u vanmiddag bespreken? Heeft u een gesprek gehad met de voorzitter over de invulling van uw functie en uren, dat niet helemaal liep zoals u had gewild? Of wilt u bespreken wat u moet doen met feedback dat u van een OR-lid kreeg over uw manier van werken?
    We besteden aandacht aan de feedbackmethode en -regels om elkaar zorgvuldig feedback te kunnen geven. Vervolgens bespreken we elkaars vragen en cases en adviseren elkaar met behulp van het intervisiemodel ‘de incidentmethode’.

  • Vervolg ochtendprogramma

16:15 - 16:30

  • Afsluiting en einde

    En weer huiswaarts.

Locatie

Conferentiehotel Landgoed Zonheuvel Doorn - Utrecht
Amersfoortseweg 98
3941 EP Doorn
NL
Telefoon:
0343-473500